Dlaczego warto zainwestować w dedykowany system eCoC?
Teoretycznie można wdrożyć eCoC "ręcznie" – generować pliki XML w edytorze, podpisywać zewnętrznymi narzędziami i wysyłać przez portal. Ale czy to dobry pomysł?
Manualny proces vs system automatyczny
| Aspekt | Proces manualny | System COC Desk |
|---|---|---|
| Czas generowania eCoC | 30-60 minut | 2 minuty |
| Ryzyko błędów | Wysokie | Minimalne |
| Walidacja danych | Manualna (podatna na błędy) | Automatyczna (XSD) |
| Podpis elektroniczny | Wymaga zewnętrznych narzędzi | Wbudowany |
| Transmisja do CEP | Manualna, przez portal | Automatyczna |
| Archiwizacja | Wymaga organizacji folderów | Automatyczna z wyszukiwarką |
| Obsługa wielu pojazdów | Skala nie działa | Setki dokumentów dziennie |
Wniosek: Dedykowany system nie tylko oszczędza czas, ale przede wszystkim eliminuje ryzyko błędów i zapewnia pełną zgodność z przepisami.
Kluczowe funkcje systemu eCoC
1. Automatyczne generowanie XML według schematu IVI
Jak to działa?
- • System pobiera dane z homologacji bazowej (pierwszy etap produkcji)
- • Automatycznie uzupełnia pola wymagane przez schemat IVI
- • Dodaje dane specyficzne dla drugiego etapu (zabudowa)
- • Generuje plik XML gotowy do podpisania
Korzyści:
- Brak błędów formatowania
- Wszystkie wymagane pola wypełnione
- Zgodność z najnowszą wersją schematu IVI
- Czas generowania: 2 minuty zamiast 30-60
2. Walidacja danych przed wysłaniem
Jak to działa?
- • System sprawdza plik XML według schematu XSD
- • Weryfikuje poprawność kodów (kraj, kategoria, homologacja)
- • Sprawdza spójność danych (np. masa całkowita > masa własna)
- • Wyświetla błędy z precyzyjną lokalizacją
Korzyści:
- Wykrycie błędów przed wysłaniem do CEP
- Jasne komunikaty o tym, co wymaga poprawy
- Brak odrzuceń ze strony systemu CEP
- Pewność zgodności z wymogami prawnymi
3. Kwalifikowany podpis elektroniczny XAdES
Jak to działa?
- • Integracja z certyfikatem kwalifikowanym firmy
- • Automatyczne dodawanie podpisu XAdES do pliku XML
- • Dołączanie znacznika czasu (timestamp)
- • Weryfikacja poprawności podpisu przed wysyłką
Korzyści:
- Nie musisz znać szczegółów technicznych XAdES
- Podpis jest zawsze prawidłowy i zgodny z eIDAS
- Automatyczne przypomnienia o odnowieniu certyfikatu
- Brak ryzyka wygaśnięcia certyfikatu bez wiedzy
4. Bezpośrednia integracja z CEP/EUCARIS
Jak to działa?
- • System łączy się z krajowym punktem dostępu (NDI)
- • Automatycznie przesyła podpisany eCoC do CEP
- • Otrzymuje potwierdzenie przyjęcia lub szczegóły błędu
- • Loguje każdą transmisję z pełnymi detalami
Korzyści:
- Natychmiastowe przekazanie eCoC do centralnej bazy
- Organ rejestracyjny widzi dokument od razu
- Klient może zarejestrować pojazd bez opóźnień
- Automatyczne ponowienie prób w przypadku problemów sieciowych
5. Centralne repozytorium i archiwizacja
Jak to działa?
- • Wszystkie eCoC przechowywane w bezpiecznej bazie danych
- • Wyszukiwanie po VIN, numerze homologacji, dacie
- • Automatyczne backupy i archiwizacja zgodna z wymogami prawnymi
- • Eksport do różnych formatów (PDF, XML, WORD)
Korzyści:
- Natychmiastowy dostęp do historycznych dokumentów
- Zgodność z wymogiem przechowywania przez 10 lat
- Łatwe wyszukiwanie i filtrowanie
- Bezpieczne backupy chroniące przed utratą danych
6. Zarządzanie homologacjami i bazą danych
Jak to działa?
- • Import homologacji bazowych (pierwszy etap) w formacie XML
- • Baza danych wszystkich typów, wariantów i wersji
- • Edycja i łączenie homologacji
- • Automatyczne pobieranie danych do nowego eCoC
Korzyści:
- Brak konieczności ręcznego przepisywania danych
- Spójność informacji między dokumentami
- Łatwe zarządzanie portfolio produktów
- Szybkie generowanie eCoC dla nowych pojazdów
Case study: Firma zabudowująca przed i po COC Desk
Przed wdrożeniem (proces manualny)
Firma XYZ – producent zabudów ciężarowych N3
- • Wydaje 250 świadectw CoC rocznie
- • Proces manualny: edycja szablonu Word, druk, podpis odręczny
- • Czas na jeden dokument: 45 minut
- • Błędy: 5% dokumentów wymaga poprawy
- • Całkowity koszt: 15 000 zł rocznie (czas pracowników + koszty operacyjne)
Po wdrożeniu COC Desk
Automatyzacja eCoC
- • Wydaje 250 eCoC rocznie (ten sam wolumen)
- • Proces zautomatyzowany: generowanie XML + podpis + wysyłka do CEP
- • Czas na jeden dokument: 3 minuty
- • Błędy: 0,1% (tylko błędy w danych wejściowych)
- • Całkowity koszt: 8 000 zł rocznie (abonament + czas pracowników)
Oszczędności:
- • 93% redukcja czasu na dokument (45 min → 3 min)
- • 98% mniej błędów (5% → 0,1%)
- • 7 000 zł oszczędności rocznie (46% redukcja kosztów)
- • Brak opóźnień w rejestracji pojazdów u klientów
COC Desk – funkcjonalność kompleksowa
Nasz system nie tylko generuje eCoC, ale wspiera pełny cykl życia dokumentacji pojazdu:
Moduł eCoC
- Generowanie XML według schematu IVI
- Walidacja XSD i XAdES
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Transmisja do CEP/EUCARIS
- Archiwizacja i wyszukiwanie
Moduł zarządzania homologacjami
- Import homologacji w XML
- Baza typów, wariantów, wersji
- Edycja i łączenie homologacji
- Historia zmian
Moduł dokumentów okołosprzedażowych
- Oświadczenia i zaświadczenia (np. ADR, Emission Statement)
- Eksport do PDF, Word, JSON
- Wielojęzyczność (polski, angielski)
Moduł bezpieczeństwa
- System ról i uprawnień (RBAC)
- Logowanie zdarzeń systemowych
- Zgodność z RODO
- Backupy automatyczne
Dashboard i raporty
- Statystyki wydanych eCoC
- Monitoring statusów procesów
- Alerty o problemach
- Eksport raportów
Rozpocznij bez ryzyka
Bezpłatne demo systemu
Umów się na 30-minutowe demo, podczas którego:
- Pokażemy, jak wygląda proces generowania eCoC krok po kroku
- Odpowiemy na wszystkie Twoje pytania techniczne
- Omówimy specyfikę Twojej firmy i dopasujemy rozwiązanie
- Przedstawimy ofertę cenową i harmonogram wdrożenia
Pilot wdrożeniowy (POC)
Oferujemy 2-tygodniowy pilot z prawdziwymi danymi:
- Konfiguracja systemu dla Twojej firmy
- Import kilku homologacji testowych
- Generowanie przykładowych eCoC
- Testy integracji z CEP (środowisko testowe)
- Ewaluacja i decyzja o pełnym wdrożeniu
Bez zobowiązań – sprawdź, czy COC Desk jest dla Ciebie.
Masz pytania o eCoC?
Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów. Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i pomożemy wdrożyć system ecocdesk w Twojej firmie.